Если компания занимается торговлей, то в ее штате обязательно есть сотрудники, отвечающие за закупки. В крупных холдингах эту функцию выполняет большое количество людей, а в маленьких фирмах, имеющих дело в основном с розницей, она возлагается на одного специалиста. Независимо от размера компании, обязанности отдела снабжения должны быть четко прописаны. Иначе пострадает эффективность подразделения.

Функции и обязанности отдела закупок

Основная обязанность отдела закупок - это поддерживать достаточный запас материалов в организации. Сотрудники подразделения:

Определяют, какие нужны ресурсы и в какой срок. Отвечают за хранение и выдачу материалов со склада. Контролируют расход. Ресурсы должны использоваться по назначению и тратиться только в интересах компании. Содействуют экономии материалов.

Специалисты отдела закупок изучают потребности предприятия в ресурсах, ищут поставщиков, с которыми будут сотрудничать, анализируют цены на нужную продукцию и услуги посредников, выбирают самый выгодный вариант транспортировки, а также оптимизируют запасы, учитывая сокращение транспортно-заготовительных и складских издержек.

Обязанности подразделения

• Формирование номенклатуры материалов, необходимых компании для производства продукции;
• Планирование поставок на месяц, квартал, год;
• Участие в ярмарках, выставках и прочих мероприятиях с целью изучения рынка поставщиков нужных материалов;
• Выбор партнера с учетом оптимального варианта доставки продукции;
• Заключение договоров на поставку материальных ресурсов и контроль над их исполнением;
• Приемка поступивших материалов в соответствии с действующими документами Положением о поставках и Инструкциями П-6 и П-7;
• Грамотное размещение привезенных ресурсов на складе компании с учетом внутренней логистики;
• Контроль расхода определенных материалов в производстве, а также разработка нормативов потребления;
• Инициатива по замене дорогих ресурсов на более дешевые, но без ухудшения качества продукции, производимой предприятием;
• Организация мероприятий по составлению и внедрению стандартов фирмы в части материального обеспечения.

Начальник отдела закупок отвечает за надлежащее выполнение перечисленных обязанностей и подчиняется коммерческому директору.

Структура отдела закупок

Структура отдела закупок формируется, исходя из следующих факторов: Масштабы компании. Тип производства. Отрасль, к которой относится предприятие. Объемы и ассортимент материальных ресурсов, необходимых организации для производства своей продукции. Количество поставщиков и их географическое положение. Объемы и ассортимент производимой продукции. От этих факторов зависит, из каких отделов будет состоять снабженческая служба, а также количество сотрудников и их функции. При формировании подразделения можно опираться на опыт аналогичных компаний, чтобы свои обязанности специалисты выполняли максимально эффективно. При организации отдела закупок главное условие заключается в принципе полноты и комплексности: в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются поставками материалов. В основном структура данной службы зависит от размера предприятия. В мелких, средних и крупных организациях обязанности отдела снабжения отличаются. Крупным компаниям не обойтись без сотрудников, отвечающих за логистику и закупки. Они тесно взаимодействуют с другими подразделениями, входящими в снабженческую службу. Средним предприятиям требуются отделы закупок, логистики и материально-технического обеспечения. В малых фирмах закупками руководит директор или его заместитель. Особенно это характерно для непроизводственных организаций. В маленьких компаниях обычно отдел снабжения не выделяется, но он может сформироваться при увеличении предприятия. Новое подразделение отвечает за материальные запасы, их доставку и складирование.

Основные типы организационных структур закупочной службы

1. Функциональная структура

Функциональная структура включает следующие отделы:

• отдел закупок;
• транспортный;
• планово-диспетчерский отдел;
• группа таможенного оформления грузов;
• складское хозяйство.

Элементы функциональной структуры присутствуют в остальных типах организационных структур службы закупок. Отсутствует отдел логистики. Это свойственно средним предприятиям. В обязанности планово-диспетчерского отдела входит планирование закупок и выполнение плана снабжения. В службу МТС в маленьких компаниях обычно включают отделы транспорта, закупок и склад.

2. Товарная структура.

Товарная структура характерна для крупных оптовых и производственных торговых предприятий. Подразделения в службе закупок формируются, если в компании закупается большое количество разнообразных материалов. Они отвечают за обеспечение фирмы определенными ресурсами. Каждое товарное подразделение работает с конкретным материалом. Здесь выделяются группа таможенного оформления и планово-диспетчерская служба. Первая оформляет таможенные документы, необходимые для прохождения материалов, закупаемых за границей, через таможню. Вторая группа составляет план снабжения, контролирует и регулирует его надлежащее исполнение.

3. Рыночная структура.

Если компания закупает ресурсы на разных рынках или в разных странах, то в обязанности отдела закупок входит работа с поставщиками данных рынков/стран. Сотрудникам региональных подразделений для качественного выполнения своих обязанностей требуется знать специфику этих точек и нормы законодательства.

4. Матричная структура.

Если предприятие одновременно занимается несколькими проектами или выпускает разные виды продукции, то необходимо формировать матричную структуру закупочной службы. Для производства каждого продукта и реализации каждого проекта выделяется свой отдел закупок. Если руководство решило сформировать службу логистики, то транспортное, диспетчерское подразделения, а также склады и отделы таможенного оформления включаются в состав нового департамента. В крупных компаниях у цехов есть свои отделы закупок, в обязанности которых входит планирование. Также в структуре этого подразделения выделяются сотрудники, занимающиеся закупками материальных ресурсов участков и цехов. У таких служб есть свои склады, которые могут пополняться материалами со складов отдела закупок. В крупных компаниях в их составе выделяется подразделение внешней кооперации, обеспечивающее организацию полуфабрикатами и комплектующими. Такие отделы формируются на основе функционального или товарного признака.

Оптимизация работы отдела закупок

Изменить планирование

Около 65 % заданий не выполняются из-за ошибок в оперативном планировании. Планируйте на короткий срок и экономьте средства, приобретая столько ресурсов, сколько нужно прямо сейчас. В кризисные периоды закупайтесь так, чтобы не было запасов. Планирование без запасов избавит сотрудников от необходимости управлять ими. Для этого нужно наладить закупки в срок. Заявки следует использовать до пятнадцатого числа текущего месяца, а в шестнадцатый день готовится отчет о материалах, которые поступят в следующем периоде. Если нужные ресурсы доставляются более одного месяца, для них составляется свой перечень со сроком исполнения заказов. В обязанности отдела снабжения входит обеспечение поставки материалов в сроки, указанные в перечне.

Сотрудники подразделения должны пользоваться известными инструментами анализа и прогнозирования, среди которых АВС-анализ и АВСXYZ-анализ. Суть первого заключается в том, что ситуацию можно контролировать на 80 %, если обеспечить контроль над 20 % доминирующих субъектов. АВСXYZ-анализ актуален только для непроизводственных компаний.

Все товары делятся на девять групп, для каждой из которых определяются подходящие варианты. Лучше лично контролировать дорогие и востребованные материалы, а ресурсы, которые просто занимают место на складе, заказывать больше не стоит.

Выстроить отношения с поставщиками

Ведите мониторинг. В обязанности отдела закупок входит отслеживание предложений на рынке. Чтобы покупать материалы по выгодным ценам, периодически нужно проводить мониторинг акций поставщиков. Компании невыгодно работать с одними и теми же партнерами из-за знакомства или личных интересов менеджера по закупкам. Безусловно, бывают долгосрочные контракты, которые нельзя нарушать. Но если поставщик резко поднял цену или доставил заказ с опозданием, то соглашение с ним можно расторгнуть.

Требуйте снижения прайса

В период кризиса клиент может отказываться от сделки и просить у поставщика скидку на материалы. Если в данный момент вам нечем рассчитаться с партнером, попробуйте договориться с ним, например, о распределении платежей. Предложите своим поставщикам график погашения задолженности и детали сотрудничества, которые удобны для вас. Обратите внимание на возможности партнерства. Ищите выгодные для себя поставки и выстраивайте отношения с долгосрочными преимуществами. Большинство снабженцев готово уступать клиентам во многих вопросах, в том числе в адаптации материалов под ваши задачи.

Контролируйте склады

Если в ближайшее время вам не потребуются материалы, хранящиеся на складах, попробуйте их продать. Предварительно убедитесь, что эти ресурсы не пригодятся для других бизнес-направлений, вспомогательного производства и общехозяйственных служб. Отдел продаж может не согласиться с тем, что материалы, ненужные в данный момент, следует реализовать. Он будет убеждать покупателей, что запасы это преимущество компании, учитывая ее надежность и стабильность поставки. В любом случае на складах должен быть порядок. На производственных предприятиях, помимо центрального склада, есть участковые и цеховые, куда можно перенаправить материалы с основного хранилища фирмы. В обязанности отдела закупок входит контроль центрального склада. Все ресурсы, в том числе те, которые лежат около станков и на кладовках, нужно оприходовать на основное хранилище. Если предприятие работает 24/7, то и склад должен работать круглосуточно. Не забывайте периодически проводить инвентаризацию, т. к. она поможет обнаружить неучтенные запасы ресурсов.

Проводите грамотную кадровую политику

Под грамотной кадровой политикой подразумеваются распределение обязанностей, мотивация и контроль персонала, а вовсе не сокращение штата и переход на сокращенную рабочую неделю. Руководитель отдела закупок нужен не всегда. Если менеджеры получают распоряжения сверху, то и начальника можно не принимать в штат. call6.ch Компания будет эффективной, если сотрудники наилучшим образом исполняют свои обязанности: ищут выгодные предложения от поставщиков, занимаются проверками на складах, умеют прогнозировать изменения цен. В свою очередь руководство должно четко донести до персонала распределение функций между отделами снабжения, закупок и другими подразделениями. В качестве мотивации следует подготовить схему, при которой от работы и эффективности решений службы зависит зарплата специалистов. Например, в качестве критериев могут выступать показатели их мониторинга рынка, условия закупок и цены. Принятая в компании система мотивации должна быть прозрачной для сотрудников. Если руководство понимает, что схема не учитывает ряд нюансов, это повод пересмотреть ее и донести изменения до персонала.